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Schreiben in der Wolke (Teil 3)

Nach einer kurzen Einführung in Google Docs ist es angezeigt, einen kurze Pause für eine Zwischenbetrachtung zu machen. Es geht in diesem Einschub darum, wie Dokumente in der Cloud gespeichert werden und was dabei beachtet werden sollte.

Teil 1: Einleitung und Rückblick
Teil 2: Konto erstellen und erste Schritte mit Google Docs
Teil 3: Sicherheit und Backup

Dokumente in der Cloud sind mehr als Dateien
Ich habe diesen Punkt bereits angesprochen. Dokumente, egal welcher Art, haben einige Eigenschaften, die man bei herkömmlichen Dateien auf der Festplatte oder auf einer Speicherkarte nicht findet. Wird ein GDocs Dokument etwa gelöscht, so verschwindet es nicht sofort, stattdessen wird es während einigen Wochen in einem Papierkorb abgelegt, bevor es endgültig verschwindet. Wer also etwas löscht, hat genügend Zeit, dies wieder rückgängig zu machen. Alle Google Cloud Dienste funktionieren so: Docs, Drive, GMail und Photos.

Wer eine Datei erstellt, ist automatisch deren Besitzer und hat alle Rechte (lesen, schreiben, löschen) für diese Datei. Das ist eine Selbstverständlichkeit und kaum der Erwähnung wert. Auch in der Cloud ist dies nicht anders. Es kommt indes ein wichtiger Aspekt hinzu. Der Besitzer kann jederzeit weitere Personen dazu einladen, ein Dokument oder auch einen ganzen Ordner einzusehen und zu verändern. Dank der Cloudtechnologie können somit mehrere Personen zeitgleich an ein und demselben Dokument arbeiten. Ohne sich gegenseitig Korrekturen zu überschreiben. Und alle Veränderungen werden automatisch protokolliert, niemand kann behaupten: «das war doch nicht ich!». Zudem gibt es eine Versionsverwaltung, so dass alle Veränderungen verfolgt werden können.

Halt, Datenschutz!
Wenn es darum geht, wichtige Dokumente in einer Cloud zu speichern, runzeln manche Zeitgenossen nachdenklich die Stirn. Sofort taucht die Frage nach der Sicherheit auf. Nun ist es tatsächlich so, dass vertrauliche oder sogar geheime Informationen so gespeichert sein müssen, dass ein Zugriff durch Dritte ausgeschlossen ist. Ein Wechseldatenträger der weggesperrt wird, ist eine wirksame Lösung. Oder wenigstens ein PC, der so konfiguriert wird, dass jede Datei stark vom Betriebssystem verschlüsselt wird. Ein Ausbau der Disk nützt also nichts, denn ohne Authentifizierung sind alle Informationen wertlos. Genau so funktionieren beispielsweise Chromebooks.

Natürlich ist in der Cloud gespeichertes Dokument nicht 100% sicher, 100% Sicherheit gibt es nicht! Wer seine Dokumente in der Cloud speichert, ist gute beraten, regelmässig Backups zu machen. Im Falle von Google Drive ist dies ohne grossen Aufwand möglich, ich werde darauf zurückkommen. Dasselbe gilt auch für Informationen auf der lokalen Disk. Wer nicht regelmässig Sicherungen macht, riskiert Datenverlust. Idealerweise werden gleich drei Backup-Sets erstellt und an verschiedenen Orten aufbewahrt. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Daten auf der Disk und alle drei Backups verloren gehen, ist sehr klein!

Vorsicht vor der Festplatte
Wie steht es mit dem Schutz der Daten in der Cloud vor unerwünschtem Zugriff? Allzuoft fällt sofort das Stichwort «Datenkrake», wenn von Google die Rede ist. Tatsächlich scannt Google beispielsweise Mails nach Stichworten, um daraus auf den Benutzer zugeschnittene Werbung zu generieren. Aber das machen eigentlich alle (was die Sache zugegebenermassen nicht besser macht)! Dennoch kann keine Rede von «mitlesen» sein, so wie es zuweilen in Fachbeiträgen behauptet wird. Sind Dateien auf einer Festplatte besser geschützt vor Missbrauch? Keineswegs. Gemäss einer Kaspersky Analyse aus dem Jahr 2013 sind rund 5% aller Zuhause genutzten PC’s mit Malware infiziert. Und auf einem infizierten PC ist gar nichts mehr sicher! Es waren zahlreiche Viren im Umlauf, die gezielt Dateien zerstörten, wie etwa der Loveletter aus dem Jahr 2000. Ein aktueller Trend ist Ransomware (Erpresser Software), die Dateien verschlüsselt und diese erst dann wieder freigibt, wenn auf ein anonymes Konto Geld überwiesen wurde. Ein gutes Beispiel dafür ist die Schadsoftware «Bundespolizei» aus dem Jahr 2011. Gegen solche Angriffe sind Dateien in der Cloud besser geschützt.

Nicht erwähnt habe ich bisher die Störungsanfälligkeit von Festplatten, SD Karten und CD-ROM’s. Festplatten können schon nach wenigen Monaten ausfallen, nicht anders ist es bei USB Sticks. Und auch bei einer Compact Disk oder DVD muss nach spätesten 20 Jahren mit Lesefehlern gerechnet werden.

Google Takeout

Googles Takeout Service

Um Ihre Dateien in der Google Cloud zu sichern, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie den Google Takeout Dienst. Möglicherweise müssen Sie sich beim Aufruf des Links noch einmal anmelden. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Nichts auswählen]. Nun können Sie selber bestimmen, was genau heruntergeladen wird, denn Google bietet hier so gut wie alles an, was von Ihnen als Nutzer gespeichert ist! 3. Geben Sie nun an, welche Daten abgeholt werden sollen, zum Beispiel Drive, Photos und Musik. Klicken Sie dann auf [Weiter].

4. Im letzten Schritt können Sie angeben, ob das Archiv in einzelne Dateien aufgeteilt werden soll, das ist praktisch, wenn die Dateien auf SD Karten mit gegebener Grösse kopiert werden müssen. Zudem können Sie festlegen, ob Sie eine Download Link per Mail erhalten wollen oder ob eine Speicherung bei einem anderen Dienst erfolgen soll, Dropbox oder Microsoft OneDrive.

Schreiben in der Wolke (Teil 2)

Sie benötigen eine Textverarbeitung, mit der Sie schnell und einfach Dokumente erfassen, organisieren und mit anderen Benutzern gemeinsam bearbeiten können? Dazu ist kein umfangreiches Office-Paket wie Microsoft Office oder LibreOffice erforderlich; alles was Sie benötigen ist ein Webbrowser. Im zweiten Teil dieser Artikelserie werde ich die cloudgestützte Textverarbeitung von Google vorstellen, Google Docs (im folgenden GDocs genannt), die Sie jederzeit und ohne Vorarbeiten nutzen können. Und kostenlos!

Teil 1: Einleitung und Rückblick
Teil 2: Konto erstellen und erste Schritte mit Google Docs
Teil 3: Sicherheit und Backup

Das sind kurz zusammengefasst die Vorteile einer browserbasierten Textverarbeitung:

Es müssen keine Programme mehr installiert und gewartet werden, da dies der Anbieter übernimmt, jedesmal, wenn Sie das Programm via Browser aufrufen, haben Sie die aktuellste Version. Dies bedeutet ferner, dass Sie Ihre Texte auch dann in gewohnter Weise bearbeiten können, wenn Sie an einem fremden PC arbeiten. Es genügt, den Browser zu starten und sich einzuloggen. Es muss, wie in diesem Fall, auch nicht zwingend Googles Chrome sein, Firefox, Edge oder Safari sind mit GDocs kompatibel.
Dokumente sind überall zugänglich. Jedes Dokument wird in der Cloud gespeichert, also in einem geschützten Konto beim Anbieter, in diesem Fall Google. Egal, ob Sie am heimischen PC, mit dem Smartphone oder mit einem 10-Zoll Tablet arbeiten. Die Texte sind immer verfügbar.
Dokumente können geteilt werden. Wenn Dritte einen Text gegenlesen, ändern oder drucken sollen, entfällt das mühsame hin- und hersenden via E-Mail. Es genügt, die Teilnehmer einzuladen und ihnen lesenden oder schreibenden Zugriff zu geben. Auch ein gegenseitiges Überschreiben ist nicht möglich. Arbeiten zwei Personen am selben Text, können Sie jederzeit in Echtzeit sehen, was die anderen gerade tun.

Einzige Vorarbeit: Ein Google Konto erstellen
Bevor Sie GDocs nutzen können, müssen Sie ein Google Konto erstellen. Das ist in aller Regel eine Sache von wenigen Minuten – und wenn Sie ein Smartphone mit dem Betriebssystem Android Ihr Eigen nennen, entfällt dieser Schritt. Denn in diesem Fall haben Sie bereits ein Google Konto. Wenn Sie sich nicht mehr an den Namen erinnern, dann machen Sie folgendes: Wählen Sie auf Ihrem Smartphone die Einstellungen, dann die Rubrik «Google» und tippen Sie auf der folgenden Seite auf «Google Account». Nun wird Ihr Accountname angezeigt, zum Beispiel musterag@gmail.com. Dies ist der Login Name, den Sie auch zum Anmelden bei GDocs verwenden können. «Aber ich weiss das Passwort nicht mehr!» Auch das ist keine grosse Hürde, verwenden Sie einfach die Google Hilfe zum Wiederherstellen des Passwortes.

Wenn Sie noch kein Google Konto besitzen, verwenden Sie diesen Link, um Ihr eigenes zu erstellen. Tipp: Wenn Sie ein Smartphone besitzen, aktivieren Sie die Zweiweg-Authentifizierung. Ein Zugriff auf Ihr Konto durch Dritte ist dann faktisch unmöglich.

Google Docs oder Google Drive
Nun haben Sie Ihr Google Konto bereitgestellt und den Webbrowser gestartet. Als nächstes müssen Sie entscheiden, ob Sie GDocs direkt aufrufen oder via Google Drive nutzen wollen. Wo liegt der Unterschied? Wenn Sie Google Docs starten, können Sie sofort mit dem Schreiben beginnen: Die Option «Neu» wählen, einen Dokumentennamen vergeben und zack (wie es früher in einem Werbespot für den Canon Starwriter hiess). Jedesmal, wenn gDocs gestartet wird, werden die zuletzt genutzten Dokumente angezeigt, es ist hier aber nicht möglich, sie zu organisieren. Dazu muss Google Drive bemüht werden, damit werden alle Dateien verwaltet, die Sie in der Cloud gespeichert haben. Genau, Dateien! Mit Google Drive können Dokumente jedes beliebigen Typs verwaltet und auch hochgeladen werden. Und die Dateien können – analog einer Dateiverwaltung – in hierarchischen Ordnerstrukturen abgelegt werden, damit die Übersicht nicht verloren geht.

So erreichen Sie Google Docs und Google Drive:
Google Docs: docs.google.com
Google Drive: drive.google.com

Starten Sie als erstes GDocs, indem Sie auf den ersten Link klicken. Möglicherweise sehen Sie nun eine freundliche Begrüssung, weil Sie Google Docs das erste Mal nutzen. Wenn Sie Lust haben klicken Sie nun auf «Tour starten» und lesen Sie die Hinweise zum Einstieg, der Aufwand beträgt kaum eine Minute! Hier werden Sie zudem mit den Android und iOS Apps von GDocs Bekanntschaft machen. Wenn Sie sich entscheiden, GDocs regelmässig zu nutzen, lohnt sich die Installation, da diese Apps auf dem Smartphone oder Tablet besser zu bedienen sind als die browserbasierte Anwendung. Wenn Sie die Einführung gelesen haben, bleibt auf dem Bildschirm eine leere Seite, oben sind ein Lineal, eine Symbolleiste zum Formatieren und ein Pulldown-Menu zu sehen. Also alles ganz klassisch! Und zu guter letzt am rechten oberen Rand der Seite ein freundlich blinkender Cursor:

Idealerweise geben Sie dem neuen Dokument zuerst einen Namen, klicken Sie dazu oben links auf den vorgegebenen Namen «Unbenanntes Dokument» und ändern Sie ihn. Und jetzt sind Sie bereit zum Loslegen! Ich möchte an dieser Stelle nicht auf alle Details von Google Docs eingehen, da die Software zu grossen Teilen gleich bedient werden kann wie Micrososft Word oder LibreOffice. Stattdessen möchte ich jetzt auf einige Spezialitäten eingehen, denen Sie bei der Arbeit begegnen werden:

  • Um das Speichern des Textes müssen Sie sich, wie schon angedeutet, nicht kümmern das erledigt GDocs automatisch und zwar in Echtzeit! Stromausfall? Kein Problem, starten Sie den Browser und machen Sie genau dort weiter, wo Sie aufgehört haben. Oben rechts können Sie dazu den Status sehen, meist steht dort «Alle Änderungen in Drive gespeichert».
  • Sie benötigen eine Kopie des Dokumentes im MS Word Format? Wählen Sie dazu im Dateimenu die Rubrik Herunterladen als > Microsoft Word (docx). Nun können Sie eine Word-Version auf der Festplatte speichern und dann weiterreichen. Falls Sie den Text per E-Mail versenden wollen, gibt es noch einen einfacheren Weg. Wählen Sie wiederum im Dateimenu Als E-Mail Anhang versenden. Darauf erscheint ein Dialog, in dem Sie den Empfänger, einen Betreff und eine Nachricht eingeben können. Bestimmen sie ferner, in welchem Format das Dokument versandt werden soll.
  • Wer sich auf einen Text konzentriert, möchte nicht gerne gestört werden. Lärm, ein klingelndes Handy oder ein Chef, der wissen will, wann der Bericht endlich fertig ist, sind in diesem Moment nicht wirklich hilfreich. Zu den prominenten Störfaktoren gehört, wie wir seit einigen Jahren wissen, auch ein Bildschirm, der mit Kontrollelementen und Fenster aller Art übersät ist. Sie können GDocs in einen Vollbildmodus versetzen, der alles ausblendet, was beim Tippen stört! Wählen Sie dazu aus dem Menu Ansehen die Option Vollbild. Zurück zum Normalmodus geht’s mit der Escape-Taste.
  • Sie wollen das Dokument drucken? Da wir uns im Webbrowser befinden, sieht der Druckdialog möglicherweise etwas anders aus, als gewohnt. sie können aber die Rubrik Über das System-Dialogfeld drucken wählen. Dann ist alles wieder beim Alten. Apropos, wenn Sie eine PDF Datei erstellen wollen, müssen Sie dazu nicht den Druckerdialog bemühen, Sei können den Text im PDF Format herunterladen oder per E-Mail versenden (siehe weiter oben).
  • Falls jetzt jedes zweite Wort unterstrichen wird, haben Sie ein Problem mit der Spracheinstellung. Öffnen Sie noch einmal das Dateimenu und wählen Sie die von Ihnen verwendete Sprache aus. Dann funktioniert die Anzeige der falsch geschriebenen Wörter wieder tipp-topp. Apropos Rechtschreibung: GDocs kennt auch die Eigenheiten der deutschen Sprache in der Schweiz, wählen Sie als Sprache also Schweizer Hochdeutsch, wenn Sie, wie ich, in der deutschen Schweiz leben. Alle Einstellungen zur Rechtschreibung finden Sie übrigens im Menu Tools.

Das wär’s für’s erste! Im dritten Teil werde ich auf einige weitere Spezialitäten von Google Docs zu sprechen kommen: Der Zugriff durch Gruppen, Versionsverwaltung und ein paar Funktionen, die Redakteure freuen.

Unterwegs mit Google

Hin und wieder bin ich für eine kleine Regionalzeitung unterwegs um Artikel zu schreiben. Ab und zu gehört zur Illustration auch ein Foto dazu. Dabei fallen einige und vor allem ganz unterschiedliche Daten an: Termine, Notizen, Adressen, vor allem aber Texte und Bilder. Wichtig dabei ist, dass alle diese Informationen verlustfrei gespeichert werden. Denn wenn ein Text verloren geht, kann unter Umständen der Abgabetermin nicht eingehalten werden. Ferner ist es wichtig, dass die Informationen in einer Cloud gespeichert werden, so dass ich jederzeit und mit verschiedenen Geräten darauf zugreifen kann. Ich habe mich entschieden, mit den Diensten von Google zu arbeiten. Diese bieten alles, was ich benötige. Zudem schätze ich den Offline Modus, den einige Anwendungen bieten. So kann ein Text auf dem Notebook auch ohne Internetverbindung erfasst werden. Sobald das Gerät eine Verbindung hat, werden alle Änderungen automatisch synchronisiert.

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Google Maps zeigt Termine an

Routenplanung mit dem Terminkalender
Meist beginnt die Arbeit mit einem Termin. Der wird natürlich sofort im Google Calendar eingetragen. Falls es eine Adresse gibt, sollte diese nun vollständig im Ortsfeld erfasst werden. Denn dann wird der Termin auch in Google Maps angezeigt. Um die Navigation zu starten, genügt dann ein einfaches Antippen! Eine feine Sache bei den Terminen sind ferner die Terminerinnerungen. Ich trage mindestens eine ein und zwar schon für den Vortag. Dann dann bekomme ich auf dem Smartphone und auf dem Desktop die Erinnerung rechtzeitig angezeigt – das macht das Vergessen um einiges schwieriger!

Digitale Erinnerung
Und dann geht es los: Diesmal an eine Braunviehschau im Emmental – meiner lieben Heimat. Kaum angekommen, bieten sich auch die ersten Fotosujets an. Ein Züchter etwa, der stolz eine seiner prämierten Kühe zeigt. Ein Druck auf den Auslöser und dann kommt auch schon die Frage, «Darf ich dieses Foto haben?» «Sicher, geben Sie mir einfach Ihre E-Mail Adresse!» Damit ich das nicht vergesse, erstelle ich kurz auf dem Handy eine Erinnerung. Das geht mit dem Kalender, mit Google Inbox oder ganz einfach mit einem Sprachkommando: «Ok, Google: remind me to send Photo to …»

Erinnerungen sind eine «gäbige» (praktische) Sache, sie können mit verschiedenen Google Anwendungen erstellt werden (Kalender, Inbox, Now, Notizen) und lassen sich auf vielfältige Weise abrufen. Und sie können mit einer Zeit oder einem Ort verbunden werden. Einkaufszettel verbinde ich z.B. mit der Adresse eines Supermarktes. Sobald ich dort angekommen bin, wird die Erinnerung angezeigt: «Batterien, Papiernastücher und – ganz wichtig – Katzenfutter keinesfalls vergessen!»

Überleben im Funkloch
So, das Abenteuer kann weitergehen. Während die Rinder und Kühe von den Juroren bewertet werden, mache ich ein paar Gespräche mit den Züchtern. Am liebsten verwende ich dabei den guten alten Notizblock. Am besten ein Moleskine, weil das doppelt gebunden und deshalb faktisch unzerstörbar ist. Wenn ich einen Moment Zeit habe, gehen die Notizen sofort in den Computer. Das klappt auch dann wenn das Chromebook kein Netz hat. Texte können problemlos im Offline-Modus erfasst werden. Ich weiss, das haut jetzt niemandem vom Hocker, das konnte schon der Commodore 64 mit VizaWrite. Das schöne an der Sache ist indes, dass alle Texte automatisch synchronisiert werden, sobald das Gerät wieder online ist.

«Offline gibt’s doch gar nicht mehr», wenden Sie jetzt ein? Oh doch, hier in den Emmentaler Högern und Krächen gibt es sie noch, die vom Internet unberührten Gebiete!

Apropos Chromebook: Das sind die schnellsten, sichersten und zuverlässigsten Notebooks, die ich kenne. Sie sind nahezu wartungsfrei und funktionieren sofort, sobald man sie aufklappt! Ein Chromebook startet in wenigen Sekunden und der Akku hält rund 10 Stunden. Ideal für jemanden, der unterwegs Texte tippen muss. Siehe auch: Das Chromebook Prinzip.

bearbeitungsverlauf
Google Docs mit Überarbeitungsverlauf

Wenn ich alle Fotos und Notizen gesammelt habe, gibt es meist noch einen gemütlichen zweiten Teil. Bei der Viehschau ist das, der Leser wird es erraten, ein währschafter Imbiss in der Festwirtschaft, natürlich mit Rindfleisch!

Worte zählen

Welchen Umfang hat der Text?

Versionsverwaltung inklusive
Zuhause angekommen wird der Text fertig redigiert. Da er vom Chromebook in der Cloud gespeichert wurde, entfällt das lästige Umkopieren. Google Docs hat übrigens eine geniale Versionsverwaltung. Der gesamte Überbeitungsverlauf eines Textes kann angezeigt und ältere Fassungen können wiederhergestellt werden. Ich bin also bestens gewappnet gegen Sätze wie «Könnten wir die Fassung vom letzten Freitag noch einmal haben?» Eine weitere Funktion, die ich viel nutze heisst: Worte zählen. Damit weiss ich genau, wieviel Platz noch bleibt.

Ist der Text endlich fertig, geht er per Mail-Anhang an die Redaktion. Google Docs bietet auch hier eine nette Funktion, die dies erleichtert: Als E-Mail Anhang senden. Dann noch kurz das Spesenblatt nachführen, sowohl die Zeichenzahl als auch die gefahrenen Kilometer verraten mir Docs und Maps. Damit ist die Arbeit erledigt – bis das Telefon klingelt und der nächste Auftrag wartet…

Moment, ich habe die Fotos vergessen. Die gehen natürlich auch in die Cloud, in die Photos-Anwendung von Google, um genau zu sein. Warum gerade hier? Weil Google sehr spendabel ist, Fotos in hoher Qualität können in unlimitierter (!) Zahl hochgeladen werden. Praktisch ist übrigens auch der eingebaute Foto-Editor, der grundlegende Korrekturen erlaubt: Zuschneiden, Geradestellen, Helligkeit und Kontrast nachbessern. Photoshop-Profis werden jetzt gähnen, das ist mir bewusst. Wenn etwas umfangreichere Anpassungen erforderlich sind, greife ich auf Polarr zurück. Da gibt überaus hilfreiche Tools wie Schatten aufhellen oder das Kurven-Werkzeug, mit dem Farbstiche eliminiert werden.

Das fertige Bild kann auf direktem Weg versandt werden. Einfach die Share Funktion wählen und dann per Mail senden – tschüss!

Geräte, die ich verwende: Chromebook Acer 11, HTC One M8, Canon EOS 60D mit 17-55 f/2.8 Objektiv.